Формирование Товарной и Налоговой Накладной¶
Содержание:
Введение¶
Данная инструкция описывает порядок формирования документов Товарной и Налоговой накладной web-платформе.
Важно
Внимание! Для корректного формирования документов ТН и НН, необходимо заполнить Товарный справочник. Вы можете посмотреть Инструкцию по заполнению справочника.
Примечание
Внимание! Завершенной цепочкой документооборота с сетью, является отправленная Товарная накладная, с корректным статусом, плюс созданная на основании Товарной накладной и зарегистрированная Налоговая накладная.
Товарная накладная¶
Перед началом работы с Товарной накладной и Налоговой накладной необходимо заполнить все реквизиты, ФИО подписанта и также данные по ГНИ, в которую буду отправляться Налоговые Накладные.
Заполнение реквизитов компании¶
Далее, перейдите в раздел “Настройки” (в правом верхнем углу”):
Нажмите на закладку «Мои компании» и выберете GLN, с которого будет происходить отправка документов.
В открывшейся форме заполните поля обязательные для заполнения (отмечены красной звездочкой *).
Важно
Обратите внимание! Реквизиты заполняются на украинском языке и должны соответствовать информации в регистрационных документах компании.
Методы создания Товарной накладной¶
Создать Товарную накладную возможно тремя способами:
- Через меню «Создать» выбрав Товарную накладную
- На основании Заказа (ORDER)
- На основании Уведомления о приеме (RECADV)
Рекомендуется формировать документ комплект документов Товарная накладная + Налоговая накладная, на основании Уведомления об приёме (RECADV).
Ниже приведен пример формирования Товарной накладной на основании Уведомления об приёме (RECADV).
Для формирования документа комплекта документов, необходимо перейти в раздел “Входящие”.
Для удобства, отфильтруйте документы по «прочитанным», выберете нужную сеть в и укажите типа документа «Уведомление о приёме».
Открыть документ “Уведомление об приёме” и нажать кнопку “Сформировать”, затем выбрать из выпадающего списка документ “Товарная накладная + Налоговая накладная”.
Заполнение документа Товарная накладная¶
Первым сформированным документом будет Товарная накладная. В открывшемся документе, необходимо заполнить обязательные данные, отмеченные красной звездочкой *, в каждом из блоков.
При проверке внесенных данных по товарным позициям необходимо удостоверится, что обязательно заполнено поле код УКТ ВЭД. В случае, если поле не заполнено или заполнено не корректно, при сохранении документа будет выведено сообщение, как на изображении ниже:
Для того, что бы поле с кодом УКТ ВЭД по товарным позициям при формировании документа Товарная Накладная заполнялось автоматически, необходимо проверить корректность заполнения данных в Товарном справочнике.
Подписание документа Товарная Накладная¶
После сохранения документа, его необходимо подписать Электронно-Цифровой подписью (ЭЦП).
Для первичной настройки ЭЦП, дождитесь загрузки страницы, а затем нажмите кнопку “Считать ключи”
Затем, в блоке настройки ЭЦП, нажмите на изображение ключа и выберете из каталога, где хранятся Ваши секретные ключи, соответствующий файл.
Виды файлов электронно-цифровой подписи¶
Если Вы используете ключи от АЦСК “Украина”, файлы подписей секретных ключей имеют расширение .ZS2 и следующие значения в именах файлов:
- Директор «DS»,
- Бухгалтер «BS»,
- Сотрудник «SS»,
- Печать «S»,
- Шифрование «C»,
- Универсальный ключ печати и шифрования «U».
Если Вы используете ключи от АЦСК “ПриватБанк”, файлы подписей секретных ключей имеют расширение .jks
Если Вы используете ключи от любых других АЦСК, файлы подписей секретных ключей имеют наименование Key-6.dat
После выбора секретных ключей, введите пароли под каждым из них, а затем нажмите кнопку “Считать ключи”
При корректном считывании ключей, в блоке “ЭЦП” появится информация о владельцах ключей. После проверки информации нажмите кнопку “Подписать”.
После подписания нажмите на кнопку “Отправить”.
Статусы по товарной накладной¶
После отправки ответных документов, торговая сеть обрабатывает их и присваивает им статусы. Статусы отображаются в разделе “Отправленные”, напротив каждого документа.
- «Документ передан партнеру» - товарная накладная корректная.
- «Документ передан на ящик партнера» - товарная накладная корректная.
- «Правильный канал не найден. Нет соединения с партнером» - в товарной накладной указан некорректный GLN получателя и покупателя.
- «Ошибка конвертации на выходящий формат» - есть ошибка в форме заполнения товарной накладной. Некоторые поля были не заполнены или заполнены некорректно.
В случае возникновения подобной ошибки просьба обратится по адресу эл. почты support@edi-n.com
Пример корректного статуса:
Пример некорректного статуса:
Налоговая накладная¶
После формирования и отправки Товарной накладной, форма Налоговой накладной откроется автоматически.
Данные в документе будут заполнены автоматически, на основании Товарной накладной. В Налоговой накладной необходимо заполнить порядковый номер.
После заполнения всех данных, документ необходимо сохранить,подписать ЭЦП и отправить аналогично Товарной накладной.
Документ будет доставлен на сервер ЕРНН и проверен органом Государственной Налоговой Инспекции.
Статус регистрации Налоговой накладной¶
После проверки документа органом Государственной Налоговой Инспекции, ему будет присвоен статус.
На корректный документ поступит статус «Зарегистрировано в ЕРНН и отправлено покупателю».
Не некорректный документ поступит статус «Ошибка при регистрации в ЕРНН».
Чтобы проверить причину отказа в регистрации Налоговой накладной, необходимо зайти в отправленный документ и расшифровать квитанцию №1 отправленную органом ГНИ.
Для этого дождитесь загрузки данных в блоке «Квитанция №1» и нажмите кнопку «Прочитать».
Если прежде, ключи ЭЦП не были настроены, для расшифровки квитанции необходимо настроить ключ «Шифрования».
Расшифрованный документ можно сохранить в формате .PDF, загрузить в формате .RPL или отобразить на платформе. Текст причины отказа в регистрации Налоговой накладной указан в блоке «Виявлені помилки»
После анализа ошибок, сформируйте документ повторно и отправьте еще раз.
Формирование Товарной и Налоговой накладной, через функционал «Создать документ»¶
В случае, если от торговой сети отсутствует документ «Уведомление о приёме», Товарную накладную, необходимо сформировать самостоятельно через меню «Создать».
Добавление товарных позиций¶
Из выпадающего списка, выберете документ «Товарная накладная». В сформированном документе все реквизиты необходимо ввести вручную, на основании бумажных документов.
После заполнения реквизитов в документ, требуется ввести товарные позиции. Для этого нажмите кнопку «Добавить позицию».
В появившейся форме, заполните все обязательные поля, отмеченные красной звездочкой «*», после этого сохраните изменение.
Обратите внимание, что для того, что бы поле «код УКТ ВЭД» при добавлении позиции заполнялось автоматически, данные так же необходимо заполнить в Товарном справочнике.
После добавления всех товарных позиций, документ необходимо сохранить, подписать ЭЦП и отправить в торговую сеть.
Эта процедура, аналогичная пункту «Подписание документа Товарная Накладная» данной инструкции.
Формирование Налоговой накладной¶
Перейдите в раздел «Отправленные», найти и откройте ранее отправленную Товарную накладную.
В открывшемся документе нажать кнопку «Сформировать», затем выбрать из выпадающего списка документ «Налоговая накладная».
Данные в документе будут заполнены автоматически, на основании Товарной накладной. В Налоговой накладной необходимо заполнить порядковый номер.
После заполнения всех данных, документ необходимо сохранить, подписать ЭЦП и отправить в торговую сеть.
Эта процедура, аналогичная пункту «Подписание документа Товарная Накладная» данной инструкции.
Служба Технической Поддержки¶
- edi-n.com
- +38 (044) 359-01-12
- support@edi-n.com